コミュニケーション手段|仕事の効率化を計るためにはワークフローシステムが重要

仕事の効率化を計るためにはワークフローシステムが重要

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コミュニケーションツール

企業内でメンバー同士のやり取りやコミュニケーションを取る方法として、多くの場面で活用されるのが、電話やメールである。特に、現代においてはメールで業務内容の連絡や相談などを行うことが中心になっている。メールは、業務連絡やコミュニケーションを取る手段として、最適なものである。電話では、相手の時間や都合に合わせて連絡を取る必要がある。しかしメールでは、送信し受信者は自分のタイミングで返信でき利便性の高いツールとなっている。しかし、自分に直接関係ないメールが多く飛び交うことや、メールに返信している時間だけで1日の大半の時間を消費してしまうことがある。この問題を解決するツールとしてあるのがチャットツールであり、メールより利便性が高いため利用が広がっている。

ツール選択時の考慮

チャットツールを利用することで、相談や連絡したい相手に対してダイレクトにメッセージを送ることができる。特に、リアルタイム性が高いため、メールより素早く相手とコミュニケーションを図れる可能性が高い。また、メールの場合には1回に送信するメッセージが長くなり、それを読む時間がかかるケースが多くなる。しかし、チャットツールでは1メッセージが短い傾向があるため要点だけを送ることができる。その為、より会話に近い内容でメッセージのやり取りを行うことができる。チャットツールを選択する場合には、メッセージのセキュリティ面への配慮は重要になる。企業では、外部に漏えいすることで問題となるやり取りも発生するため、その点への考慮が必要である。